Si dice Seiri e significa separare il necessario dal superfluo. A giovarne non è l’armadio della camera da letto (che pure potrebbe averne bisogno!), ma la produttività della postazione di lavoro dove le donne si muovono tra un eccesso e l’altro. Accumulatrici seriali o minimaliste estreme, a volte a seconda del momento esistenziale, c’è di buono che quando imparano, sono molto più scrupolose, metodiche e dedite degli uomini che, al contrario, se possono sottrarsi, non se lo lasciano sfuggire.
Dettagli irrilevanti? Parrebbe proprio di no, se il beneficio che ne deriva è misurabile in un concreto aumento di produttività: parola di Bonfiglioli Consulting, società di consulenza direzionale specializzata in Lean World Class®, che da oltre 20 anni lavora al fianco delle imprese per eliminare gli sprechi e le inefficienze. A partire proprio dal tavolo di lavoro dove l’applicazione delle 5S (sgomberare, sistemare, splendere, standardizzare e sostenere) può portare a un aumento di produttività fino al 40% e una riduzione di errori fino al 50%. E dove le donne, una volta acquisita la metodologia, risultano essere più ligie dei loro colleghi uomini nell’applicarla.
LE 5 REGOLE PER AUMENTARE LA PRODUTTIVITA’:
1. SEIRI, SGOMBERARE: il primo passo consiste dunque nel distinguere e separare quel che serve da quello che non serve per raggiungere l’optimum “solo quel che serve, nella quantità e nel momento in cui serve“: secondo la legge di Pareto, infatti, in genere utilizziamo solo il 20% di ciò che possediamo, mentre il restante 80% potrebbe essere eliminato perché non serve, non viene usato o ci siamo dimenticati di averlo. Attenzione però, la rimozione progressiva e graduale del disordine non funziona: bisogna prendere una decisione netta ed eliminare tutto dalla scrivania in un colpo solo. Se proprio non si vuol essere drastici, si può spostare ogni elemento in uno scatolone e rimetterlo al suo posto solo nel momento in cui ne abbiamo bisogno: tutto ciò che non usiamo nell’arco di una settimana, non ci serve.
2. SEITON, SISTEMARE: il secondo passo consiste nel “sistemare”, ossia nel disporre accuratamente secondo il principio “un posto per ogni cosa, ogni cosa al suo posto”. Una volta determinato quali sono gli oggetti indispensabili, è fondamentale decidere dove collocare gli oggetti, rendendo rapido l’accesso alle cose utilizzate più frequentemente. Se si usa molta carta, per esempio, meglio stabilire un flusso da sinistra verso destra: il documento cartaceo entra da sinistra, viene trasformato/utilizzato nel mezzo ed esce verso destra. Senza fermarsi sulla scrivania!!! A volte poi, basta inventare un nuovo luogo di archiviazione, che sia una nuova mensola o una scatola dietro il monitor, per organizzare meglio lo spazio di lavoro e trovare la giusta collocazione a ciò che prima creava disordine.
3. SEISO, SPLENDERE: l’ordine non riguarda solo elementi fisici. Il disordine può derivare da oggetti che creano disagio o malessere, come colori cupi, quadri che non ci piacciono, ricordi di eventi sgradevoli, locandine che testimoniano insuccessi, o anche semplicemente sporcizia. E importante creare un ambiente lavorativo complessivamente armonioso e pulito in tutte le sue parti.
4. SEIKETSU, STANDARDIZZARE: è normale che durante il giorno si crei disordine, il quarto passo dunque riguarda lo svolgere questo lavoro di riordino a cadenza regolare. Per esempio, sono sufficienti 5 minuti prima di uscire per resettare la scrivania e farla ritornare pulita in modo da mantenere l’ordine e iniziare più agilmente la mattina dopo.
5. SHITSUKE, SOSTENERE: ossia fare in modo che le prime 4S divengano parte integrante del proprio modo di lavorare, una buona abitudine da cui non separarsi più.
